Pourquoi embaucher une secrétaire virtuelle pour son entreprise ?

L’un des plus grands défis auxquels de nombreuses entreprises font face, est celui des activités de routine telles que la gestion des appels téléphoniques, l’organisation des rendez-vous, la planification et le contrôle des comptes client, en plus de la gestion des courriers électroniques, entre autres. Ces activités peuvent être bien mieux réalisées par une secrétaire indépendante ou une assistante virtuelle. Quel que soit le nom, il s’agit d’un service essentiel dont le coût est moins élevé que celui d’une secrétaire de direction.

Que diriez-vous d’engager une secrétaire indépendante ?

Aujourd’hui, l’une des solutions utilisées par de nombreuses entreprises est l’assistance virtuelle, un moyen peu coûteux et efficace d’améliorer le service à la clientèle. Le service fonctionne de manière partagée, c’est-à-dire que la secrétaire intendante effectue le service en travaillant pour plusieurs entreprises, ce qui permet une réduction significative des coûts pour tous.

Que fait une secrétaire virtuelle ?

La demande est constante dans le service de secrétariat : tout entrepreneur, quelle que soit sa branche d’activité et la taille de son entreprise, a besoin de trouver une secrétaire indépendante qui s’occupe des questions administratives. À cet effet, il est important que le client et l’entreprise fassent un briefing détaillé de ce qui sera fait. La secrétaire assiste les entreprises et les auto-entrepreneurs, et peut offrir des services tels que :

  • Organisation de l’agenda du client et contrôle des comptes ;
  • Assistance téléphonique et gestion du courrier électronique ;
  • Organisation et les comptes personnels et professionnels ;
  • Communication et Service à distance

Le travail des secrétaires virtuelles est généralement facturé à l’heure. Certaines proposent des forfaits horaires et des types de services prédéterminés.

Quels sont les avantages d’un bureau à distance ?

Grâce au savoir-faire et à l’expérience d’une secrétaire virtuelle, votre entreprise peut qualifier le service téléphonique, en plus de transmettre l’image d’une entreprise structurée.

Réduction des coûts

Le premier grand avantage de l’assistance virtuelle est la réduction des coûts. De nombreuses entreprises ne comptent pas sur le travail d’une secrétaire dans leur entreprise ou leur bureau parce qu’elles n’ont pas de liquidités pour cet investissement. Vous devez savoir que l’embauche de secrétaire à plein temps implique bien plus que le simple paiement du salaire de ces professionnels. Vous devez également engager toutes les dépenses liées aux charges sociales entre autres.

Comme plusieurs entreprises partagent le service d’une même secrétaire indépendante, elles dépensent donc beaucoup moins pour des services plus complets. Le modèle est similaire à celui adopté par les espaces de coworking. De plus, contrairement à ce que certains pensent, la qualité du service n’en est pas affectée. Il est possible de garantir la même qualité de service qu’une secrétaire classique.

Passer plus de temps à faire ce qui compte vraiment

Au bout d’un certain temps, il est inévitable que le professionnel libéral ait d’autres employés. La secrétaire, bien sûr, est une professionnelle indispensable pour toute entreprise, après tout, c’est elle qui veille à ce que la routine du chef d’entreprise reste productive et flexible, en prenant des notes, en programmant des réunions et des consultations, entre autres activités.

La secrétaire virtuelle est donc un service qui permet de se concentrer sur l’activité finale de l’entreprise et, par conséquent, sur la productivité.